Vous avez certainement déjà assisté à une réunion
qui traîne en longueur, qui n’arrive pas à se terminer !
Savez-vous, lorsque vous êtes vous-même l’animateur
d’une réunion, quand il faut l’arrêter ?
Parfois, un groupe arrive au point où il ne peut plus fournir de travail constructif, où les décisions qui pouvaient être prises sont prises. Où il ne sert plus à rien de continuer à discuter en rond, il vaut bien mieux arrêter, même si ce n’est pas encore l’heure prévue pour
la fin : personne ne vous en voudra d’être libéré plus
tôt !
Il faut conclure lorsque :
-> il est indispensable d’avoir des apports
de personnes qui ne sont pas présentes à la réunion ;
-> il vous est nécessaire, pour prendre une décision,
d’avoir plus d’informations à votre disposition ;
-> vous avez atteint la limite du temps prévu
pour la réunion et que le groupe est encore loin
d’une décision ;
-> la présence de tout le groupe n’est plus nécessaire
parce qu’un groupe restreint peut résoudre le problème.
À la conclusion de la réunion, l’animateur doit :
-> toujours rappeler les décisions qui ont été prises
ainsi que celles qui le seront plus tard ;
-> indiquer clairement les actions à entreprendre
par chaque participant, avant la prochaine réunion.
En quittant la réunion, chaque participant doit savoir:
- pourquoi il était à cette réunion ;
- ce qui y a été accompli ;
- ce qu’il reste à faire ;
- qui est responsable du suivi.
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