Téléphone - Gagner du temps pour diviser vos factures
Saviez-vous qu'un cadre passe en moyenne 7 heures
par semaine au téléphone ?
Beaucoup de ces appels sont certainement nécessaires,
utiles et rentables, d'autres le sont moins et
représentent une grosse perte de temps donc d'argent.
Gagnez du temps en :
- Programmant vos appels téléphoniques comme
un rendez-vous: demandez à votre secrétaire de
contacter celle de votre interlocuteur et de
fixer le jour et l'heure de votre appel.
Précisez l'objet de l'appel pour qu'il
puisse s'y préparer.
- Soyez toujours précis.
Ne laissez jamais de message du style :
"Dites-lui que j'ai téléphoné !" ou :
"Demandez-lui de me rappeler !"
Indiquez l'heure à laquelle on peut vous joindre,
ou dites exactement quel jour et à quelle heure vous
allez rappeler, et si possible à quel sujet
(pour qu'il ne s'inquiète pas inutilement).
- Indiquez des dates-limites.
Lorsque vous laissez un message, ajoutez :
«s'il ne m'a pas téléphoné d'ici 24 heures, je
considère :
• que mon offre ne l'intéresse pas
• notre accord comme confirmé.
Gagnez du temps sur vos conversations téléphoniques
Le téléphone sonne. Votre secrétaire répond.
Assurez-vous que vous lui avez donné des consignes
très précises.
1. Indiquez-lui les périodes de travail pendant
lesquelles vous ne voulez en aucun cas être dérangé,
afin qu'elle puisse nous protéger avec diplomatie
et fermeté.
2. Donnez-lui une liste de correspondants auxquels
vous êtes toujours prêts à répondre (patrons, clients
importants, famille) et une autre de ceux auxquels
vous ne répondez qu'à des périodes données ou encore
dans des circonstances particulières.
3. Ayez une "liste noire" : la liste des personnes
pour lesquelles vous n'êtes jamais là.
Donnez-lui éventuellement les éléments qui lui
permettront d'expliquer les motifs de votre
refus de répondre.
4. Faites une liste des domaines où elle peut
intervenir ou encore faire intervenir quelqu'un
d'autre. Dans tous les cas, elle devra vous
informer de ses démarches.
5. Elle doit connaître votre agenda. Elle peut
fixer des rendez-vous qu'elle se fera
confirmer par la suite.
6. Notez-lui les périodes précises de temps où
vous pourrez recevoir vos appels : date et heure
précises. ©www.communicateurs-efficaces.com
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Cet article a été publié
le Dimanche 9 mai 2010 à 21:48 et est classé dans Communicateurs.
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